Jobs

Cinekid zoekt per 1 oktober 2020 een Office Manager / Zakelijk Assistent (0,8-1,0 fte)

Cinekid is op zoek naar een hands-on office manager/zakelijk assistent die met elan als gastheer/vrouw van de organisatie optreedt, maar ook op zijn/haar gemak is in het werken in systemen zoals de boekhouding en database. Je kunt makkelijk schakelen tussen de verschillende taken en wordt niet onrustig van ad-hoc werk dat bij je binnenkomt. Je houdt overzicht en neemt  verantwoordelijkheid voor een goed werkend kantoor.
 
Over ons
Cinekid is een tiendaags festival op het gebied van film, televisie en nieuwe media voor kinderen tussen de 3 en 14 jaar op de Westergas in Amsterdam en in bijna 40 steden door het land. Het evenement vindt plaats tijdens de herfstvakantie en telt zo’n 70.000 bezoeken. Het publieksprogramma bestaat uit televisie- en filmvertoningen en het MediaLab: een digitale speeltuin van ruim 1.200 m2 met allerlei mediaworkshops en kunstinstallaties. Daarnaast is er een professionalsprogramma voor de internationale industrie dat gecoördineerd wordt door Cinekid for Professionals ter versterking van de jeugdmedia. Cinekid organiseert vanuit het projectbureau het gehele jaar film-, media- en educatieprojecten in binnen- en buitenland in opdracht van en in samenwerking met andere partijen. Cinekid werkt met een jaarrond team van ongeveer 12 medewerkers en groeit naar het festival uit tot zo’n 35 mensen op kantoor.

De Office Manager / Zakelijk Assistent werkt nauw samen met de manager finance en operations en directeur. De manager finance en operations is je leidinggevende.
 
Cinekid wil een eigentijdse werkgever zijn en een diverse en inclusieve werkomgeving bieden die inspireert, vertrouwen geeft en constructieve samenwerking aanmoedigt. Het maakt ons niet uit wie je bent, waar je vandaan komt of wat je leeftijd is: we ontvangen graag sollicitaties van alle geïnteresseerden die passen in het gevraagde profiel.

Kerntaken zijn onder andere:
Receptie
- Het dagelijks beheer van het secretariaat, de postbehandeling, (digitale) archivering, telefooncentrale; 
- Wegwijs maken van nieuwe medewerkers en stagiaires, eerste ontvangst van gasten;
 
Beheer
- Faciliteren van goede werplekinrichting, contactpersoon naar extern bedrijf systeembeheer;
- Dagelijks beheer van de algemene zaken, verantwoordelijk voor schoonmaak, vuilafvoer, voorraad kantoor en keuken, contactpersoon schoonmaakbedrijf;
- Beheer en bestellen van alle kantoorapparatuur en kantoorbenodigdheden; 

Administratie
- Financiële administratie: inkoopfacturen inboeken en verwerken in Blue10, verkoopfacturen opstellen en versturen, bankafschriften inladen en afletteren, declaraties en bonnen credit cards verwerken, debiteurenbeheer, betalingen klaarzetten, ondersteunen voorbereiding accountantscontrole;
- Bijhouden van personeelsdossiers, registratie vakantiedagen en doorgeven van ziekmeldingen aan uitkerende instantie; planning van functionerings- en introductiegesprekken; voorbereiden van overeenkomsten
- Ondersteunen met het organiseren van onze online database
- Ondersteuning van de Manager Finance en Operations waar mogelijk
- Notuleren van staf- en programmaoverleg
 
Festivalkantoor
- Coördineren en produceren van de verhuizing van het festivalkantoor en beheer van het festivalkantoor op het festivalterrein tijdens het festival (dit zal niet gelden voor 2020)

Je Profiel
Je bent gastvrij, een systematische en secure werker en kunt goed omgaan met een divers takenpakket.

• Je werkt makkelijk zelfstandig, bent gestructureerd en probleemoplossend;
• Je hebt gedegen kennis van Office word, Excel, Power Point en werkt je makkelijk met nieuwe systemen;
• Je hebt ervaring of interesse in boekhouding (Exact Online en Blue10);
• Je bent makkelijk in het contact, communiceert helder en past je communicatie aan de ontvanger (van zakelijk formeel tot ongedwongen informeel);
• Je hebt aantoonbare relevante werkervaring van 1-3 jaar;

Wat bieden wij jou?
Wij bieden een informele werksfeer in Amsterdam, hoogwaardige medewerkers met passie, motivatie en een uitdagende werkplek. 
Formatie: september/oktober starten met 0,6 fte en vanaf november 0,8 fte. De werknemer werkt tijdens het festival (10-16 oktober) wel alle dagen.
Functie per: 1 oktober, maar liefst eerder
Inschaling gebeurt op basis van relevante werkervaring in Cinekids salarishuis schaal 3 regel 3-18 €1.939-€2.872,52.
 
Reageren
Mail vóór 24 augustus 2020, een motivatiebrief met CV aan vacature@cinekid.nl t.a.v. Christine Breur. Vermeld hierbij dat het gaat om de vacature van Office Manager. Sollicitatiegesprekken vinden plaats in de laatste week van augustus.